Evrak kapama nedir? Açık faturalarınızı ve tahsilatlarınızı doğru yönetin

Cari hesaplarınızı yönetirken “Hangi ödeme hangi faturaya ait?” sorusuyla sık karşılaşıyor musunuz? Müşterilerinizden gelen ödemeleri doğru faturalarla eşleştirmek, hem bakiye takibini hem de tahsilat süreçlerini sağlıklı yönetmenin temelidir. Unideva’daki evrak kapama özelliği bu eşleştirmeyi sizin yerinize düzenli olarak yapar.

Bu yazıda evrak kapamanın ne olduğunu, Unideva’da nasıl çalıştığını ve süreçlerinizi kolaylaştıracak ayarları anlatıyoruz.

Evrak kapama nedir?

Evrak kapama; carinizin tahsilat ve ödemelerini (banka ve nakit dekontları, çek-senet, POS tahsilatları) ilgili faturalarla eşleştirme işlemidir. Böylece yalnız cari hesabın toplam bakiyesini değil, hangi faturanın ne kadarının ödendiğini, ne kadarının açık kaldığını ve vadesini de takip edebilirsiniz.

Not: Evrak kapama Elite-M, Elite-L, Elite-Prime, Suit ve Prime paketlerinde kullanıma açıktır. Menülerde bu özelliği göremiyorsanız paket kapsamınızı kontrol edin.

Otomatik mi, manuel mi? Kapama yöntemleri

Kapama yönteminizi Firma Tanımları → Kapama Ayarları sekmesindeki Kapama yöntemi alanından seçersiniz:

• FIFO (vade tarihi, en eski önce) — varsayılan: Tahsilat kaydedildiğinde vadesi en eski açık fatura kapanır; evrak seçmeniz gerekmez. Tahsilat tutarı açık evrak tutarından küçükse evrak kısmen kapanır, büyükse kalan tutar sıradaki açık evraktan düşülür. Çoğu işletme için en pratik yöntemdir.
• LIFO (vade tarihi, en yeni önce): Gelen ödeme vadesi en yeni faturadan düşülür. Tutarlar farklıysa kısmi kapama aynı şekilde çalışır.
• Yalnız evrağa özel (manuel) kapama: Otomatik dağıtım yapılmaz. Tahsilatın hangi faturayı kapatacağını dekont üzerinden siz seçersiniz.

Manuel kapama nasıl yapılır?

Müşteriniz “Bu tutar şu faturanın ödemesidir” diyorsa otomatik dağıtım yerine manuel seçimi kullanabilirsiniz. Tahsilat dekontunu girerken evrak seçim düğmesine tıklayın; açık faturalarınız listelenir ve gelen tutarı dilediğiniz faturaya dağıtabilirsiniz. Manuel yapılan eşleştirmeler otomatik kurallardan (FIFO/LIFO) her zaman önce uygulanır.

İşinizi kolaylaştıracak ipuçları

1. Dövizli çalışıyorsanız: “Cari Bakiyeleri Döviz Bazında Hesapla” ayarınız açıksa farklı para birimlerindeki evraklar birbirini otomatik kapatmaz. Dövizli işlemlerin kapanışında oluşan kur farkları için fatura otomatik oluşmaz; bu farkları Kapama Kur Farkları ekranından listeleyip kur farkı faturanızı ayrıca düzenlemeniz gerekir.

2. Kuruş farkları için tolerans: 1-2 kuruşluk eksik ödemeler yüzünden faturalarınızın açık görünmesini istemiyorsanız Kapama Ayarları’nda Kapalı sayma toleransı belirleyebilirsiniz. Kalan bakiyesi bu tutarın altında olan evrak kapalı sayılır.

3. Geçmişe dönük düzeltmeler: Geçmiş bir kayıtta değişiklik yaptığınızda cari kartındaki Evrak Kapamayı Yeniden Hesapla ile eşleştirmeleri güncelleyebilirsiniz. İşlem sırasında yalnız seçili cari için mi, tüm cariler için mi hesaplanacağını seçersiniz. Tüm carilerin yeniden hesaplanması uzun sürebileceğinden, düzeltme tek bir cariyi ilgilendiriyorsa seçili cari ile çalışmanızı öneririz. Yeniden hesaplama otomatik eşleştirmeleri baştan dağıtır; elle yaptığınız evrağa özel eşleştirmeler korunur.

Sık sorulan sorular

Faturanın ödemesini girdim ama fatura hala açık görünüyor. Neden?
Birkaç sebebi olabilir. Önce kullandığınız tahsilat evrak türünün Kapamada Kullanılan Evrak Türleri listesinde tanımlı olup olmadığını kontrol edin; listede olmayan tür kapamada dikkate alınmaz. “Kapama yalnız aynı şube / departman / satışçı evrakları arasında yapılsın” ayarı açıksa ödeme ile fatura farklı şube, departman ya da satışçıya ait olabilir. Ödeme ve fatura farklı döviz cinslerinde de işlenmiş olabilir.

Dekontun tutarını düşürmek istiyorum ama sistem izin vermiyor.
Dekont üzerinde manuel evrak kapama yaptıysanız ve dekont tutarını eşleşen tutarın altına çekmeye çalışıyorsanız kayıt engellenir. Önce evrak seçim düğmesinden kapama dağıtımını temizleyin ya da azaltın, ardından dekont tutarını değiştirin.

Kapama ile cari bakiyem arasında fark olup olmadığını nasıl kontrol ederim?
Kapama Mutabakat Kontrolü ekranı, carinin hareket bakiyesini açık evrak bakiyeleri ile tahsis edilmemiş ödemelerin toplamıyla karşılaştırır ve fark çıkan carileri listeler. Listede çıkan cari için cari kartındaki Evrak Kapamayı Yeniden Hesapla ile kapamayı yeniden hesaplayın.