Entegratör portalından fatura çekme: mükellef faturalarını fişe dönüştürün

Mükelleflerinizin e-Fatura ve e-Arşiv faturaları, kullandıkları entegratörün portalında durur. Bu faturaları ay sonunda tek tek açıp fişe girmek hem zaman alır hem de gözden kaçan belge riskini artırır. Unideva’daki Entegratör Portal Ent. ekranı, mükellefin portalındaki belgeleri seçtiğiniz tarih aralığıyla çeker ve XML’lerinden muhasebe fişi oluşturur.

Bu yazıda özelliğin neden önemli olduğunu, ekranın nasıl kullanıldığını ve dikkat etmeniz gereken noktaları anlatıyoruz.

Neden portaldan çekmelisiniz?

Elle giriş hata taşır. Faturayı PDF’ten okuyup fişe yazmak; tutar, KDV oranı ya da cari bilgisinde hataya açıktır. XML’den oluşturulan fişte bu bilgiler belgenin kendisinden gelir.

Eksik fatura sonradan ortaya çıkar. Mükellefin size iletmeyi unuttuğu bir alış faturası, dönem kapandıktan sonra fark edilebilir. Portaldaki belgeleri tarih aralığıyla topluca çektiğinizde liste mükellefin hatırlamasına bağlı kalmaz.

KDV indirimi kayda bağlıdır. Alış faturasındaki KDV’nin indirim konusu yapılabilmesi için belgenin defterlere kaydedilmiş olması gerekir. Kayda alınmayan fatura, indirilecek KDV’nin eksik hesaplanmasına yol açar.

Not: Entegratör Portal Ent. ekranı Unideva Prime, Elite-Prime ve Suit-Prime paketlerinde, Windows programında yer alır. Bilanço esasına göre defter tutan firmalarda muhasebe fişi oluşturur; işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri gibi Defter Beyan firmalarında belgeler Gelirler ve Giderler sekmelerine gelir ve gider kaydı olarak düşer.

Adım adım kullanım

1. Entegratör bilgilerini tanımlayın

Firmayı seçip Muh. Entegrasyon → Entegratör Portal Ent. ekranını açın. Ayarlar sekmesindeki Entegratör Bilgileri sekmesinde yeni satır ekleyin; Entegratör, Kullanıcı Adı ve Şifre alanlarına mükellefin portal giriş bilgilerini girin.

Mükellef birden fazla entegratör kullanıyorsa her biri için ayrı satır ekleyebilirsiniz. Sorgu, tanımlı entegratörlerin hepsinde sırayla yapılır. Hangi entegratörlerin sorgulanacağını sorgu panelindeki Sorgulanacak Entegratörler alanında görürsünüz.

2. Tarih aralığını ve evrak türünü seçin

Entegrasyon sekmesine dönün. Ay alanından dönemi seçin ya da Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi alanlarını kendiniz doldurun.

Tarih düğmesiyle sorgunun hangi tarihe göre yapılacağını belirleyin:

• Evrak Tarihi: Faturanın üzerindeki tarihe göre sorgular.
• Kayıt Tarihi: Belgenin portala kaydedildiği tarihe göre sorgular.

Evrak Türü alanında Tüm Faturalar, Giden e-Faturalar, Giden e-Arşiv Faturalar ya da Gelen e-Faturalar seçeneklerinden birini seçin. Tüm Faturalar seçiliyken firmanın kapsamına göre e-SMM ve e-Müstahsil makbuzları da sorguya dahil edilir.

3. Sorgulayın ve fişleri kontrol edin

Sorgula düğmesine tıklayın. Program her belgenin XML’ini okuyup fiş satırlarını oluşturur. XML’i okunamayan belgeler hata listesinde ayrıca gösterilir.

Daha önce entegre ettiğiniz belgeler listede işaretlenir; aynı dönemi yeniden sorguladığınızda hangi belgelerin fişe dönüştüğünü bu işaretten takip edebilirsiniz.

4. Fişleri kaydedin

Hesap kodlarını kontrol ettikten sonra Fişleri Kaydet düğmesine tıklayın. Fişleri belge tarihinden farklı bir tarihe yazmanız gerekiyorsa aynı düğmenin menüsündeki Özel Tarihe Entegre Et seçeneğini kullanın. Yalnız bir belgeyi kaydetmek için satırdaki sağ tık menüsünden Fiş Kaydet (Seçili Evrak) seçeneğini kullanabilirsiniz.

Dikkat etmeniz gereken noktalar

1. İptal edilen belgeler: Portalda iptal edilmiş belgeler listeye alınır ve İptal olarak işaretlenir. İşaretli belgeler entegre edilmez; sorgu sonunda kaç belgenin bu şekilde işaretlendiği bildirilir.

2. Bir entegratörde hata alırsanız: Sorgu diğer entegratörlerle devam eder. Alınan hatalar sorgu bittiğinde tek seferde gösterilir.

3. GİB listesiyle karşılaştırma: Giden e-Arşiv Fatura Ent. ekranında GİB’den sorgu yaptığınızda program, entegratör portalında o dönemde düzenlenmiş olup GİB listesinde yer almayan giden e-Arşiv ve e-SMM belgelerini ayrıca listeler. GİB bu listeyi e-Arşiv raporunun iletildiği tarihe göre verdiği için raporu henüz gönderilmemiş belgeler orada görünmeyebilir. Bu belgeleri Entegratör Portal Ent. ekranından entegre edebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Sorgu yaptım ama hiç belge gelmedi. Neden?
Program bu durumda hangi portalda, hangi tarih aralığında arama yaptığını bildirir. Sırasıyla tarih türünü (Evrak Tarihi / Kayıt Tarihi), Evrak Türü seçimini ve Entegratör Bilgileri sekmesindeki kullanıcı adı ile şifreyi kontrol edin.

Sorgula düğmesine bastığımda entegratör tanımlanmalı uyarısı alıyorum.
Ayarlar → Entegratör Bilgileri sekmesinde en az bir entegratör için kullanıcı adı ve şifre tanımlanmış olmalıdır. Satır eklediyseniz her iki alanın da dolu olduğunu kontrol edin.

Aynı entegratörü iki kez eklersem ne olur?
Aynı entegratör ve kullanıcı adıyla ikinci bir satır kaydedilmez; program mükerrer satırı bildirir. Kullanıcının şifresi değiştiyse yeni satır eklemek yerine mevcut satırı düzenleyin.