Defter Beyan Sistemi'ne otomatik gönderim

İşletme defteri ya da serbest meslek kazanç defteri tutan mükelleflerinizin kayıtlarını Unideva’ya girdikten sonra Defter Beyan Sistemi’ne (DBS) ayrıca göndermeniz gerekir. Unideva’daki otomatik gönderim ayarı açıksa bu adım sizin yerinize yapılır: kaydettiğiniz gelir ve gider belgeleri, ekranınız açık olmasa da sunucu tarafından DBS’ye gönderilir.

Bu yazıda Defter Beyan Sistemi’nin kimler için olduğunu, otomatik gönderimin nasıl çalıştığını ve nasıl açılacağını anlatıyoruz.

Defter Beyan Sistemi nedir, kimler kullanır?

Defter Beyan Sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın defter kayıtlarının elektronik ortamda tutulduğu ve beyannamelerin bu kayıtlardan hazırlandığı sistemidir. 486 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ve basit usule tabi mükellefler sistemi kullanır. Bilanço esasına göre defter tutan mükellefler sistemi kullanamaz.

Not: Defter Beyan ekranları Prime, Elite-Prime ve Suit-Prime paketlerinde, bilanço esasına göre defter tutmayan firmalarda Muhasebe Bilgileri menüsünde görünür.

Otomatik gönderim ne sağlar?

Ayar kapalıyken kayıtlarınız Unideva’da kalır; DBS’ye göndermek için Defter ekranında DBS’ye Gönder / Eşitle düğmesine basmanız gerekir. Ayar açıkken:

• Yeni ve Değiştirilen durumundaki kayıtlar, kaydedildikten 5 dakika sonra sunucu tarafından DBS’ye gönderilir ya da eşitlenir.
• Aynı firmada kayıt girmeye devam ederseniz gönderim son kaydınızdan sonra başlar.
• Kayıt Windows programından, web uygulamasından ya da entegrasyonla girilmiş olabilir; kaydın nereden geldiği fark etmez.
• Kaydedildiği anda sıraya alınamayan bekleyen kayıtlar, sunucunun 15 dakikada bir yaptığı taramayla bulunur ve gönderilir.
• Silinecek olarak işaretlenen kayıtlar otomatik işlenmez; silme kararını siz verirsiniz.

Ayar nasıl açılır?

1. Defter Beyan kullanan bir firma seçin ve Muhasebe Bilgileri → DBS Ayarlar ekranını açın.
2. Ayarlar sekmesinde Gelir Ayarları ve Gider Ayarları listeleri yer alır. Her iki listede Kaydettikten 5 dk sonra otomatik gönder/eşitle satırını bulun.
3. Gelir ve gider için ayrı ayrı Evet konumuna getirin. Varsayılan değer Hayır’dır.
4. Ayarı yalnız seçili firma için kaydetmek istiyorsanız Firmaya Özel seçeneğini kullanın, ardından Kaydet’e basın.
5. Aynı ayarı Defter Beyan kullanan bütün firmalarınıza uygulamak için satırın yanındaki … (Tüm firmalara uygula) düğmesini kullanabilirsiniz. Bu düğme yalnız o ayarı taşır; ekrandaki diğer değişiklikler için Kaydet yine gerekir.

DBS Ayarlar ekranı web uygulamasında da bulunur ve aynı ayarı gösterir.

Not: Otomatik gönderim, Defter ekranındaki gönderimle aynı müşavir ya da firma tanımlarını kullanır. Defter ekranından DBS’ye gönderim yapabiliyorsanız ek tanım gerekmez.

Gönderimin sonucunu nereden görürsünüz?

Sonuçlar Defter ekranında, kaydın kendi satırında görünür:

• Gönderilen ya da DBS’de birebir aynısı bulunan kayıt Eşitlenen durumuna geçer.
• Gönderilemeyen kaydın nedeni DBS Mesajı kolonuna yazılır.
• DBS’de aynı tarih ve belge numarasıyla farklı içerikte bir belge varsa kayıt otomatik gönderilmez. Bu durumda DBS Mesajı kolonunda kaydı kontrol edip Defter ekranından göndermeniz istenir.

GİB oturumunuz açık kalmaz

Defter Beyan ekranları GİB’e web oturumuyla da bağlanır. Unideva, açık Defter Beyan ekranlarının sonuncusu kapandığında ve program kapanırken bu oturumları kapatır; böylece açık kalan bir oturum e-Beyanname girişinizi engellemez. DBS beyanname ekranındaki GİB Oturumunu Kapat düğmesiyle oturumu istediğiniz an kendiniz de kapatabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Ayarı açtım, eski kayıtlarım da gönderilecek mi?
Hayır. Otomatik gönderim, özelliğin devreye alındığı tarihten sonra kaydedilen ya da değiştirilen kayıtlar için çalışır. Daha önce girilmiş ve hiç gönderilmemiş kayıtları Defter ekranındaki DBS’ye Gönder / Eşitle düğmesiyle gönderin.

Gelir için açıp gider için kapalı bırakabilir miyim?
Evet. Ayar gelir ve gider için ayrı tutulur.

Sildiğim kayıt DBS’den de otomatik silinir mi?
Hayır. Silinecek olarak işaretlenen kayıtlar otomatik işlenmez. Gönderilmiş bir kaydı silerken ne olacağını DBS Ayarlar ekranındaki Kayıt silme davranışı ayarı belirler.